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多任務(wù)情況下如何做優(yōu)化提高效率?

[2019-10-01 10:00:00]

從小被教育,做事情要一心一意,一次做一件事,要認真做好??墒窃诨ヂ?lián)網(wǎng)高度發(fā)達的今天,我們每天都有無(wú)數的事情要處理,工作上的、生活上的、學(xué)習上的、情感上的等等。任務(wù)太多,沒(méi)那么多時(shí)間來(lái)完成,該怎么辦?

那就只好同時(shí)開(kāi)動(dòng)咯。多任務(wù)共同進(jìn)行,看似高效,一天忙忙碌碌,忙完這忙那,時(shí)間安排得緊緊的,到晚上都想不起來(lái)這一天都做了些什么?想起我學(xué)英語(yǔ)的時(shí)候,吃飯的時(shí)候念單詞,吃冷飯消化也變壞;走路也在聽(tīng),結果錯過(guò)公車(chē);睡前拼死記得幾個(gè)單詞第二天基本忘光,同我還要忙一家人的飲食和接送孩子。這個(gè)方法真不適合我。后來(lái)我不再利用空閑時(shí)間,而是單獨給自己15-20分鐘時(shí)間,什么都不做,只是用來(lái)學(xué)英語(yǔ),人把精力高度集中起來(lái)15分鐘勝過(guò)一小時(shí)。慢慢英語(yǔ)測試分數漲上去了,終于通過(guò)考試。

其實(shí)身邊有很多朋友都像以前的我,忙的很累,很雜亂,想到什么就去干,仔細想想是不是很不值得?研究表明,多任務(wù)模式會(huì )使工作效率降低40%以上,而且長(cháng)此以往還會(huì )對大腦造成不可逆的損傷;還會(huì )消耗額外能量,同時(shí)處理多任務(wù)時(shí),我們就必然要不停的在任務(wù)之間切換,而每次切換都是需要耗費能量的。我們可以把大腦理解為一個(gè)操作系統,當系統剛剛設置好參數以適應A任務(wù)時(shí),如果這時(shí)再立馬開(kāi)啟B任務(wù),那么系統又得重新設置參數來(lái)適應B任務(wù),這一來(lái)一回,操作系統的大量性能就在切換的過(guò)程中損耗了。

容易打斷一個(gè)人的專(zhuān)注狀態(tài)。當大腦處于專(zhuān)注狀態(tài)時(shí),任務(wù)中斷的損耗更大,此時(shí)就算是接電話(huà)這樣的小中斷,我們也需要至少15分鐘時(shí)間才能恢復到之前的狀態(tài)。而且任務(wù)越復雜,任務(wù)中斷之后所需要的恢復時(shí)間就越多。

如果在長(cháng)期處在多任務(wù)同開(kāi)狀態(tài)下還容易犯錯,我們在進(jìn)行多任務(wù)的時(shí)候注意力很難集中,因此犯錯的幾率大大增加,從而導致工作質(zhì)量下降,并且增加返工幾率。

就算多任務(wù)模式有這么多缺點(diǎn),為啥我們還是喜歡這么做呢?而且好像還挺上癮的呢?因為同時(shí)處理多任務(wù)能給我們帶來(lái)一種虛幻的滿(mǎn)足感,這是病,得治!想要和這種虛幻的滿(mǎn)足感作斗爭,終極解決辦法只有一個(gè),那就是提高自控力。

自控力不是自來(lái)水,擰開(kāi)就有。這個(gè)時(shí)候我們反思自己,借助一些成功學(xué),甚至工具,要找到一個(gè)解決的方法,把自己從雜亂中解脫出來(lái)。

先要學(xué)會(huì )面對現實(shí),每個(gè)人不管處于哪個(gè)社會(huì )角色,一天都要做很多事情。把這些事情做輕重緩急優(yōu)先排序。集中精神解決最可怕的任務(wù)。

拿學(xué)習來(lái)說(shuō),很多孩子甚至很多成人最害怕的一點(diǎn),那些學(xué)習規劃中看起來(lái)最難的項目,很多孩子總是想要延遲來(lái)完成,總是想要往后放一放,這種恐懼的心態(tài)會(huì )導致學(xué)習效率階梯式下滑。在學(xué)習計劃中,優(yōu)先學(xué)習任務(wù)應該是最難解決的任務(wù)。在工作中,最重要需及時(shí)完成的事情就是最難的任務(wù)。躲也躲不過(guò),試試下面方法。

面對復雜任務(wù)時(shí),我們可以通過(guò)拆解將其拆分成各個(gè)小的基本任務(wù)單元。舉個(gè)例子:

比如寫(xiě)作這件事,我是這樣拆解的:確定主題、構思框架、填充細節、打磨文字、起標題、配圖、排版、同步、檢查、發(fā)布。

寫(xiě)作這件事就被拆解了多個(gè)小的任務(wù)單元。

還需進(jìn)一步拆解,就是細化分類(lèi),對這些任務(wù)單元進(jìn)行篩選,按照任務(wù)難度進(jìn)行分類(lèi)。

難度較大的一類(lèi):以寫(xiě)作為例,構思框架和填充細節難度最大。

難度較小的一類(lèi):寫(xiě)作任務(wù)中拆分出來(lái)的其他任務(wù)單元,如排版配圖等等,此外還有像整理材料、收發(fā)郵件這些都屬于難度較小的任務(wù)。

那么剩下了的事情就好辦了,以?xún)?yōu)勢兵力,各個(gè)擊破即可。

猶太學(xué)者本雅明:寫(xiě)一篇好散文要經(jīng)過(guò)三個(gè)臺階:一個(gè)是音樂(lè )的,這時(shí)它被構思;一個(gè)是建筑的,這時(shí)它被搭建起來(lái);最后一個(gè)是紡織的,這時(shí)它被織成。話(huà)說(shuō)太陽(yáng)底下無(wú)新鮮事,拆解這種思想,百年之前就有啦。

處理可怕的任務(wù)在于需要精神注意力高度集中,可是我們處在隨時(shí)會(huì )被打斷的狀態(tài)下,在這種狀態(tài)下去做復雜的任務(wù),其實(shí)非常沒(méi)有效率,因為你往往剛剛進(jìn)入狀態(tài),就被打斷了。試試心流法屏蔽干擾。心流是指全身心感悟投入某事的一種心理狀態(tài),如藝術(shù)家在創(chuàng )作時(shí)的狀態(tài)。處于心流狀態(tài)時(shí),甚至可以達到物我兩忘的程度,這是一個(gè)人的工作效率所能達到的最高境界。

首先要切斷一切外界干擾源

關(guān)掉所有手機APP推送,如果可以,最好設置成靜音。一邊工作,一邊想著(zhù)刷朋友圈,毫無(wú)疑問(wèn)是不可能進(jìn)入心流的,如果你抵抗不了這些小誘惑,那么可以試試這招。

其次,番茄工作法

定個(gè)番茄鐘來(lái)保證效率,番茄鐘的時(shí)間長(cháng)度根據任務(wù)屬性來(lái)設定,比如寫(xiě)作這件事,我個(gè)人就設定為60分鐘,如果時(shí)間太短了,剛進(jìn)入狀態(tài)就中斷反而效果不好,關(guān)于番茄鐘的具體設定時(shí)長(cháng)因人而異哦。

第三,妙用白噪音

很多搞創(chuàng )作的人都喜歡聽(tīng)一些背景音樂(lè )來(lái)輔助自己進(jìn)入心流,我寫(xiě)東西的時(shí)候,完全安靜下很難進(jìn)入寫(xiě)作狀態(tài),我會(huì )放一些節奏感的英語(yǔ)音樂(lè )。每個(gè)人都有適合自己的音樂(lè ),藍調,鋼琴曲,節奏感,慢歌,快歌,英文歌,需要自己做調試。

第四,第四,做工作記錄,優(yōu)化自己的任務(wù)系統

絕大多數人從不認為自己應該做工作記錄,認為那太麻煩,而最終,效率低下的原因也在這里:因為沒(méi)有紀錄,沒(méi)多久就開(kāi)始遺漏重要項目。

不斷進(jìn)行總結自己的行為模式,不斷觀(guān)察自己的效率,不斷回顧任務(wù)切分的合理性,不斷提高自己的記錄系統的效率……進(jìn)而不斷優(yōu)化自己的任務(wù)管理器。

最難的任務(wù)搞定了,還有些不重要的小任務(wù),但也需要及時(shí)完成的。不妨也做優(yōu)化。

在我們每天的事物中,會(huì )穿插簡(jiǎn)單的任務(wù),如收發(fā)郵件(不需要及時(shí)回復的,完全可以等聚多了,在下班之前批量處理完。)。整理資料、回復電話(huà)、取外賣(mài)或快遞等等,像這些簡(jiǎn)單任務(wù)無(wú)需進(jìn)一步拆解了,可用來(lái)緩解緊張的神經(jīng),調節一下情緒。以便更好地投入到下一個(gè)任務(wù)中。

比如我寫(xiě)文章需要配一些圖片,一般都是在我寫(xiě)完草稿的時(shí)候,在需要找圖的地方做下?lián)Q行標記,然后等文章寫(xiě)好了,再利用大腦不是很清醒的時(shí)間段來(lái)批量搜索圖片。

更有人說(shuō)過(guò):把一切都優(yōu)化到極致是一種人生態(tài)度!不得說(shuō)這種優(yōu)化是種正能量。

多任務(wù)情況下做優(yōu)化提高效率的關(guān)鍵不是方法,而是人的想法。人做自己想做的事兒,會(huì )主動(dòng)去做;被要求做的事情,一方面可能有所抗拒,另外一方面,也不可能盡力。如果這事兒是別人要求做的,人通常情況下會(huì )更多琢磨如何達到要求(最好不多也不少),而不是真去琢磨如何才能做到最好。就連自己想做的事情,也是分可行的、不可行的。跟著(zhù)自己的感覺(jué)和喜歡走,這也是很多人的工作和學(xué)習狀態(tài)。

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